Din mellomstore familiegjenforening: en planleggingssjekkliste | bedre hjem og hager

En familiegjenforening er en flott måte å samle familien sammen selv om den vokser og endrer seg. Det er en mulighet til å feire familiens historie, nylige prestasjoner og nye tillegg. Enten det er en piknik i parken, en grillfest på stranden, en statsparksamling eller en samling i noens hjem, vil et riktig planlagt gjensyn tiltrekke seg selv de mest reservert familiemedlemmer for en ettermiddag med moro i solen.

Hvis du planlegger et familiegjenforening for rundt 100 personer, vil du starte planleggingen din cirka seks måneder på forhånd, slik at du kan tromme opp interessen og verve noen varamedlemmer for å hjelpe deg med å trekke den av. Her er en sjekkliste for å hjelpe deg og din familie i gang!

6 måneder før

Før noen planlegging kan starte for alvor, må du bestemme hvem som vil delta på et gjensyn. Send ut en familieavstemning via e-post for å måle interesse, få et inntrykk av hvor mange som vil delta og finn ut hvilke datoer og lokasjoner som fungerer best. Du bør også spørre om budsjett slik at du vet hvor mye penger folk er villige til å bruke på arrangementet. Forsøk å gi områder for pris per person, så det er lett for folk å forstå. Bruk et online verktøy som Survey Hero for å designe en enkel avstemning gratis og dele lenken med familiemedlemmer. Å sette opp den online avstemningen vil hjelpe deg med å organisere svar når de kommer inn.

Nå er det også tid for å bestemme om gjensynet skal skje hjemme hos et familiemedlem eller et annet sted. Gjenforeninger som blir holdt hjemme, blir ofte arrangert av familiematriarken eller patriarken, spesielt når bestemors hjem har spilt en sterk rolle i familiehistorien. Storlystne julebord, uformelle griller fra Labor Day og til og med konfirmasjonsfester kan være fantastiske anledninger til å samle spredte slektninger og lenge mistede familiemedlemmer under ett tak. Hvis plassen din er noe begrenset, kan du vurdere å gjøre et familiegjenforening "åpent hus", der folk kan komme og dra gjennom dagen. Enten du er vert for gjensynet, eller bestemor er, sørg for at du har hjelp. Verve noen pålitelige tanter til å lage mat og noen entusiastiske søskenbarn til å organisere aktiviteter. Eller, hvis budsjettet tillater det, kan du ansette en catering for å supplere hjemmebakte måltider og for å holde drikken flytende.

Å ha familiegjenforening på et annet sted enn et familiemedlems hjem betyr at ingen familie er ansvarlige for alle ordningene. Oppgaver kan fordeles på utvidede familiegrupper, noe som letter en del av planleggingsbyrden. Det kan også tillate deg å imøtekomme flere mennesker enn noen persons hjem kan. Og for reisende familiemedlemmer, kan et sted med andre rekreasjonsaktiviteter tillate dem å gjøre gjensynet til en fullverdig familieferie, og få mest mulig ut av reisedollar som blir brukt.

5 måneder før

Be om hjelp og få sammen planleggingsutvalget ditt. Du må finne pålitelige og entusiastiske slektninger som kan ta ansvar for:

• Finne et sted for arrangementet. Hvis du ikke har gjenforeningen hjemme hos et familiemedlem, må du begynne å lete etter et sted. Hjelperen din trenger å undersøke steder som imøtekommer en rekke interesser, aldersnivåer, fysiske evner og økonomiske ressurser. Familieparker ved havet eller ved innsjøen er ideelle; det er ting å gjøre både på vann og på land - aktiviteter for å holde barna opptatt og slappe av muligheter på stranden for voksne. Mange ferieområder og statlige parker har en "destinasjonssjef" som kan hjelpe deg med detaljene om gjensynet ditt. Ta en titt på anbefalingene våre for 10 flotte steder for en familiegjenforening for å få noen ideer.
• Regner ut mat til arrangementet. Hvis du planlegger en potluck, må noen bestemme menyen, tildele retter og andre matvarer til hver familie. De kan også trenge å ordne ekstra matlaging og / eller grillfasiliteter på stedet. Eller, hvis du ikke planlegger å håndtere all maten selv, vil hjelperen din måtte finne en catering.
• Dekorasjoner, invitasjoner og skilt. Å stille en ansvarlig for trykt materiale vil bidra til å sikre et gjennomgående tema for arrangementet.
• Aktiviteter og underholdning. En atletisk slektning kan ta ansvar for volleyballnettet, planlegge spill for barna og sørge for at musikk blir dekket. Croquet, badminton og volleyball er alle gode gruppeaktiviteter for utenfor. Eller be en kusine om å lage et spillerom for barna og planlegger å lagerføre med brettspill og andre aktiviteter for å holde barna opptatt.
• Familie historie. Å sette sammen et slektstre er en fin måte å integrere arven i arrangementet. Du kan også vurdere å lage en liten familieavis for å synliggjøre nylige familiebegivenheter, spesielle fakta og historie.
• Fotografering og / eller video. Du vil spille inn denne hendelsen for ettertiden. Vurder å sette opp et online fotogalleri der alle kan dele bildene sine etter hendelsen eller opprette en konto med en online fotobokstjeneste der du kan opprette minnesmerke for deltakere.
• Rydde opp. Be flere mennesker om denne enorme oppgaven!

Vurder å administrere frivillige dine med et verktøy som Signup Genius, som lar deg anmode frivillige og sende gruppemeldinger og oppgavepåminnelser uten å rote inn innboksen.

Du bør også ha samtaler med planleggingsteamet ditt om budsjett. Basert på tilbakemeldingene du fikk fra den første undersøkelsen, kan du bestemme arbeidsbudsjettet slik at du kan holde kostnadene i sjakk.

4 måneder før

Forhåpentligvis har komiteen gjort leksene sine! Fire måneder før familiegjenforening, planlegger du å utføre følgende oppgaver:

• Fullfør dato og beliggenhet. Finn ut hvilke fasiliteter som er tilgjengelige: drikkevann, svømmebasseng, grillutstyr, garderober, innendørs plass (i tilfelle regn), piknikbord og så videre.
• Diskuter temaer og mulig plan.

Fullfør planer for gjenforeningsgoder og memorabilia. Enten det er video, en familiehistorisk brosjyre eller T-skjorter, familiemedlemmer vil ha noe å huske denne storslåtte anledningen. Se hvordan du setter sammen den perfekte familiegjenforeningsvesken. Be et kunstnerisk familiemedlem om å designe en T-skjorte, hatt, genser eller annen personlig klær. La komitémedlemmet få i oppgave å beskrive familiehistorien hva som trengs for et familietrevisning eller -video, slik at du er klar til å komme med den anmodningen fra familiemedlemmer.

3 måneder før

Med hoveddetaljene om arrangementet ditt på plass, er det på tide å få ordet ut offisielt og begynne å låse inn dagens detaljer.

• Send invitasjoner. Du kan bruke en online tjeneste som Evite for å få invitasjoner ut eller sende dem via e-post eller tradisjonell post. I alle fall bør du ta med følgende:

Avsluttede tider, lokasjoner, kart, veibeskrivelse, kostnader og en tidsplan for hendelser.

Et påmeldingsalternativ for spesifikke aktiviteter, om nødvendig.

Oppdrag for pårørende som har meldt seg frivillig til å ta med mat eller andre ting.

En forespørsel om bilder og / eller historier du vil ta med i familiehistorien eller videoen.

Inkluder en RSVP-dato, sammen med en e-postadresse, telefonnummer eller postadresse de kan svare på. Be familiemedlemmer oppgi informasjon om overnatting eller ankomst om nødvendig.

Følg opp med frivillige og utarbeide oppgaver etter behov.

Planlegg arrangementer og aktiviteter. Sikre profesjonelle eller lokasjoner for aktivitetene dine om nødvendig. For eksempel kan du reservere en softballbane eller leie turledere eller yogainstruktører. Hvis gjensynet vil være hjemme hos noen, kan du spørre pårørende eller ditt lokale samfunnshus om du kan låne noe utendørs sportsutstyr eller spill til spillrommet. Vurder å ha en TV- og videospiller eller DVD-spiller i spillrommet, sammen med aldersrelaterte videoer for å holde barna underholdt når alle trenger litt tid.

Kjøp varer du trenger for alle håndverksaktiviteter.

Planlegg og planlegg måltider.

• Lag en liste over alle måltider du spiser eller maten du trenger.
• Tildel en matvare til hver pårørende. Sørg for å dra nytte av deres kokkespesialiteter, som tant May potetsalat eller Cousin Lynn's blåbærpai.
• En uformell buffé er sannsynligvis den beste tilnærmingen for et gjenforening i hjemmet, ganske enkelt fordi det lar folk spise på skift. Dette er også ideelt hvis sitteplasser er begrenset.
• Hvis du planlegger å ansette en catering, er det nå på tide å sikre dem. Noen spisesteder vil ganske enkelt styre kjøkkenet, sørge for at buffeten fylles på og at drikken flyter, slik at du kan nyte festen.
• Kontakt restauranter for å se om de får plass til store grupper og foreta reservasjoner så om nødvendig.

2 måneder før

Ting begynner å komme sammen, og moroa er nær! Hold deg oppdatert på disse organisatoriske oppgavene, så vil du være i god form.

• Spor på deltagerdetaljer. Start en liste over de som har bekreftet deres oppmøte, hvor de skal bo og når de kommer. Hvis du brukte et online system som Evite for å sende ut invitasjonene dine, sporer det RSVPer. Men hold et Google-ark eller Excel-dokument med all den andre informasjonen når svarene rulles inn.
• Reserver leieutstyr som podium, mikrofon, bord eller stoler.
• Bekreft restaurantbestillinger og oppgi det siste gjestenes estimat.
• Gjør endelige kjøp.

Craft forsyninger

Pynt

Favoritter, personaliserte T-skjorter, engangskameraer eller andre ting du planlegger å gi ut på gjenforeningen.

Bestill kopier av familiehistorie eller video.

1 måned før

Med 30 dager igjen før gjenforeningen, bekrefter de første oppgavene på den månedlige oppgavelisten ganske enkelt detaljene for planene du allerede har på plass.

• Bekreft med slektninger som har med seg mat eller andre forsyninger.
• Bekreft møteplasser.
• Bekreft aktiviteter.
• Bekreft soveplasser.

2 uker før

Nå er det på tide å sjekke inn med frivillige som har fått spesifikke oppgaver for å bekrefte tidspunkter og det endelige gjestetallet.

• måltider

Kontakt restauranter med endelig gjestetelling om nødvendig.

Bestill kaldkutt tallerkener, kake eller andre festvarer fra din lokale matbutikk eller baker.

Kontakt matservering med endelig gjestetelling om nødvendig.

leverandører

• Bekreft detaljer med din fotograf / videograf
• Bekreft detaljer med andre tjenesteleverandører som aktivitetsledere eller turledere

Dekorasjoner og skilting

• Kjøp dekorasjoner og rekvisita i siste øyeblikk.
• Lag skilt og bannere.

Rydde opp

• Bekreft frivillige
• Gjør ordninger for å donere matrester til et lokalt ly eller matskjønn

2 dager før

• Gjennomgå reunion minutiae med utvalg.
• Hent utleieutstyr, som stoler, bord osv.
• Forbered sluttbetalinger og tips for alle fagpersoner og hjelp du har ansatt, for eksempel catering og ventepersonell. Sett disse sammen i separate konvolutter slik at du raskt kan dele dem ut etter behov under hele arrangementet. Husk at du kan sende ekstra tips senere hvis ytelsen deres var enestående. Ellers er et tips til 10 til 15 prosent vanlig hvis det ikke er inkludert i kostnadene.

Dagen før

• Sett opp og dekor.
• Få deg noe søvn!

Etter gjensyn

Etter arrangementet har du noen flere detaljer å ta vare på. Innen to uker etter arrangementet, må du:

• Skriv takkemeldinger til spesielle deltagere, pårørende som ga tid og penger og alle andre som hjalp til med å gjøre arrangementet ditt til en suksess.
• Last opp bilder til en online fototjeneste. Hvis du tok bilder selv, kan du laste opp bildene dine til et nettsted som Shutterfly eller Snapfish. I løpet av et par uker kan du dele lenken med deltakere og også be dem legge til bildene sine i albumet du har laget, slik at andre familiemedlemmer kan kjøpe kopier av bildene dine. Hvis du huser alle bildene på ett sted, kan du også lage en fotobok som andre kan bestille i tillegg til et minne om arrangementet.

Doner eller distribuer rester som er favoriser, dekorasjoner, familiehistoriske brosjyrer, og så videre.

I løpet av 4 uker etter arrangementet, ta vare på følgende:

• Følg opp med videograf og fotograf for å finne ut når materialer vil være klare til distribusjon.
• Send en e-post eller massemelding til alle som deltok, oppsummere festlighetene, takk dem for å delta og fortell dem hvor de kan kjøpe bilder, videoer eller andre oppfølgingsartikler fra ditt arrangement.